Eisenhowerův princip důležitosti a naléhavosti

Nejhorší je začít. A ještě horší je, když nevíte odkud začít. Střídat úkoly jako včelka pampelišky zkrátka není efektivní. Nakonec zjistíte, že jste během dne nic neudělali, protože jste přemýšleli, co udělat teď a co později. Pokud je právě tohle váš kryptonit, naučte se stanovit si priority.

O co jde?

Eisenhowerův princip je technika určování priorit a spadá do oblasti sebeřízení. Využívají ji vrcholoví manažeři a jejím autorem je Dwight Eisenhower, bývalý americký prezident a armádní důstojník. Vše stojí na rozdělení úkolů podle dvou kritérií: důležitosti a naléhavosti. U každé položky se nejprve zeptáte sami sebe, jak moc je pro vás daná činnost důležitá s ohledem na následky, cíle a souvislosti. Následuje otázka, jak rychle musí být úkol vyřešen.

Na základě těchto dvou otázek roztřídíte činnost do čtyř kvadrantů.

I. Důležité a naléhavé
Sem patří krizové situace a neodkladné problémy nebo úkoly, jejichž splnění je velmi důležité.

II. Důležité a nenaléhavé
To podstatné, co chcete v delším časovém horizontu udělat. Jde o činnosti, na které bychom se měli soustředit – právě při těchto aktivitách člověk realizuje svoji vizi a plní dlouhodobé cíle. Slouží také jako  včasná prevence krizových (důležitých + naléhavých) situací.

III. Nedůležité, ale naléhavé
Sem patří málo důležité či nepředpokládané události, které jsou nějakým způsobem urgentní, přesto nemají nic společného s naší vizí a cíli.

IV. Nedůležité a zároveň nenaléhavé
Činnosti s nejnižší prioritou. Často v nich spočívá prokrastinace – jde tedy o zástupné úkoly a činnosti, které si člověk nachází, zatímco odsouvá důležitější, do kterých se mu nechce.

Tedy například:

I. Důležité a naléhavé: odevzdání seminární práce za 5 hodin když máte jen úvodní stranu test, na který jste zapomněli rozbitý počítač	II. Důležité a nenaléhavé: průběžné přípravy na přednášky výběr vedoucího bakalářské práce najít si stáž v dobré firmě napsat kvalitní životopis
III. Nedůležité, ale naléhavé: záskok za kolegu v práci nutné nákupy příchozí telefonát	IV. Nedůležité a nenaléhavé: úklid pokoje umývání nádobí po spolubydlících vyzvednutí zásilky na poště

Jednotlivé úkoly také postupně mezi kvadranty putují – například když nevyzvedáváme zásilky na poště příliš dlouhou dobu, postupně narůstají jak v urgentnosti, tak důležitosti.

 

Co s tím?

Jakmile máte činnosti roztříděné, můžete se zamyslet, jak svůj časový rozvrh upravit, abyste nejvíce času měli na aktivity, které považujete za smysluplné. Základní postupy vzhledem ke kvadrantům jsou:

I. Důležité a naléhavé – akutní úkoly
-> vyřídit, snažit se jim předcházet

II. Důležité a nenaléhavé – významné úkoly
-> vyhradit si na ně čas

III. Nedůležité, ale naléhavé – rušičky práce
-> co nejvíce omezit a předat jiným lidem, pro které jsou často důležitější

IV. Nedůležité a zároveň nenaléhavé – žrouti času

-> co nejvíce se jich zbavit, věnovat jim minimum času, řešit je najednou

Dělejte věci, které dávají smysl

Eisenhowerův princip dále praví, že při realizaci úkolů byste měli počítat s tím, že:

• naléhavé a důležité úkoly z prvního kvadrantu tvoří 15 procent všech úkolů a přinesou 65 procent výsledků
• úkoly druhého kvadrantu tvoří 20 procent všech úkolů a přinesou 20 procent výsledků
• činnosti třetího a čtvrtého kvadrantu jsou nejobsáhlejší: tvoří 65 procent všech úkolů a přinesou pouze 15 procent výsledků

Bez ohledu na tyto odhady a čísla je jasné, že dává největší smysl zaměřit se převážně na činnosti, které považujete za důležité, protože se jim chcete věnovat nebo vás dovedou ke stanovenému cíli. Pokud zjistíte, že v druhém kvadrantu žádné úkoly nemáte, případně se jim dlouhodobě nezvládáte věnovat, není to dobře. Je to dobrý signál k tomu, abyste se zamysleli nad tím, jestli dává smysl většinu své energie plýtvat na hašení požárů nebo pro vás nedůležité věci.

Abychom vám s plánováním a plněním právě těchto cílů pomohli, vytvořili jsme v Salmondu kapitoly vize a aktivita. Díky nim budete vědět, kam směřujete a jestli věnujete své usilí těm správným činnostem.

Více o Salmondu